創業者的財務必修課：會計學 (3) 如何記帳? (Accounting (3): How Do We Make Accounting?)

        After learning the accounting equations and the logic behind financial statements, many entrepreneurs often ask the next big question: “So how do we actually start recording transactions properly?”

        In this post, we’ll explore the correct way to record entries, how accounting items are categorized, what the rules of debits and credits are, and how to apply them in real-world bookkeeping.

                  在學習完會計恆等式與財報邏輯之後，許多創業者常問的下一個問題是：「那到底要怎麼開始正式記帳？」

                這一篇，我們就來談談記帳的正確方式、會計項目怎麼分類、什麼是借貸法則，以及實際記帳的操作邏輯。

正式記帳的第一步，是使用「會計項目」來分類所有交易內容：

• 正式的會計記錄不同於我們直觀的加減法，而是透過五大會計要素記帳：
  ▪ 資產（Assets）
  ▪ 負債（Liabilities）
  ▪ 權益（Equity）
  ▪ 收益（Revenue）
  ▪ 費損（Expenses）

• 每個要素下面還有更細的會計項目，例如：
  ▪ 資產：現金、設備、土地、無形資產
  ▪ 負債：應付帳款、應付薪資、借款
  ▪ 權益：股本、保留盈餘、股利
  ▪ 損益：營業收入、銷貨成本、折舊費用
  
  
  值得注意的是，本期淨利並不屬於會計五要素，它是收益扣除費用後的結果，因此無法獨立存在。

在了解會計項目後，我們需要理解如何將這些項目放入帳戶之中。這便是「借貸法則」：

記帳時使用的工具稱為「T字帳」，它的結構像一個大寫的T，上方標明帳戶名稱，左側為「借方 (Debit)」，右側為「貸方 (Credit)」。

借貸法則的本質並無特定道理可言，就像我們習慣靠右行駛，沒有特別的理由，只是全球共通的一種約定。因此我們只需記住：左邊是借方，右邊是貸方。

如何判斷餘額呢？如果借方總額超過貸方總額，我們稱之為「借方餘額（借餘）」，反之則稱為「貸方餘額（貸餘）」。以現金帳戶為例，在正式記帳時，現金的增加記在借方，現金的減少記在貸方，最後借方總額扣除貸方總額，即為現金帳戶的借方餘額。

會計採用的「複式簿記」系統，建立了記帳與恆等式之間的平衡原則，借貸的設計正是為了支撐複式簿記的邏輯。

借貸法則的運用，實際上源於複式簿記的概念。複式簿記的核心在於，每筆交易至少影響兩個會計項目，因此每筆交易的借方總金額必須等於貸方總金額，以維持會計恆等式的平衡。在複式簿記中，我們不再用「增加」或「減少」描述數字變動，而是以「借方」與「貸方」來表示。

那麼，到底各項目該放在借方還是貸方？這有一套規則可依循：

• 資產： 在借方增加
• 負債： 在貸方增加
• 股東權益： 在貸方增加
• 收入： 在貸方增加
• 費用： 在借方增加

會計項目增加的那一邊稱為「正常餘額」，例如資產的正常餘額就是借方，收入則是貸方。

記憶這些規則，可以從現金流動的角度入手。凡是讓現金增加的項目必須記在貸方，如收入、借款（負債）、股東投入現金（權益）；而讓現金減少的項目則記在借方，如費用、支付股利（權益減少）。

將上述邏輯落實到實際記帳中，我們透過「分錄 (Journal Entries)」與「T字帳」來操作：

以創立計程車公司為例：

• 投資資金15萬
  ▪ 借：現金 150,000；貸：普通股股本 150,000

• 借款30萬
  ▪ 借：現金 300,000；貸：借款 300,000

• 購買設備30萬
  ▪ 借：設備 300,000；貸：現金 300,000

• 購買駕照（無形資產）2萬
  ▪ 借：無形資產 20,000；貸：現金 20,000

• 成立後的資產負債結構如下：
  ▪ 設備 300,000（借餘）
  ▪ 無形資產 20,000（借餘）
  ▪ 借款 300,000（貸餘）
  ▪ 股本 150,000（貸餘）
  ▪ 現金帳戶為 130,000 （借餘）

公司開始營運後的收入與費用，也需要進一步記帳：

• 載客收入80萬：
  ▪ 借：現金；貸：營業收入
• 營運支出共50萬（油錢等費用）：
  ▪ 借：費用；貸：現金
• 折舊費用（40萬）：
  ▪ 借：折舊費用；貸：累計折舊－設備
  ▪ 說明：設備仍在，但帳面價值減少，無現金支出，累計折舊是一種資產抵減項目，會讓資產帳面價值下降，但不影響現金流。
• 攤銷費用（4萬）：
  ▪ 借：攤銷費用；貸：累計攤銷－無形資產

最後，用一張匯總來整理這一切的會計邏輯：

擴充版會計恆等式：

資產 = 負債 + 股東權益 + 收入 − 費用 − 股利

對應的借貸變化方向如下：

• 資產、費用、股利：借方增加
• 負債、股東權益、收入：貸方增加

總結來說，正式的會計記帳方式，透過借貸法則和複式簿記，清楚記錄企業財務活動的每一筆交易，確保資產、負債和權益的正確性。理解這些基本規則，將能幫助每一位創業者與投資人，從財務數字中掌握企業經營的脈動與真實狀態。